Σημασία της εμπορικής αλληλογραφίας.
Η εμπορική αλληλογραφία αποτελεί σημαντικό παράγοντα των εμπορικών δοσοληψιών. Η σπουδαιότητα της εμπορικής αλληλογραφίας βρίσκεται στο γεγονός ότι καλύπτει οργανωτικές, οικονομικές και νομικές ανάγκες μιας οικονομικής μονάδας (έμπορος, επιχείρηση). Έτσι μπορούμε να πούμε ότι έχει σημασία:
α) Οικονομική.
Επειδή με την εμπορική αλληλογραφία αρχίζουν, εξελίσσονται και ολοκληρώνονται οι περισσότερες συναλλαγές. Ειδικότερα, με την αλληλογραφία ο έμπορος έχει τη δυνατότητα να κάνει γνωστή στους πελάτες και στο ευρύτερο κοινό την εμπορική του δράση, να προσφέρει εμπορεύματα, να ζητήσει τιμοκατάλογους και όρους πωλήσεως, να κάνει παραγγελίες, να κανονίσει λογαριασμούς, να ανανεώσει τις εμπορικές του σχέσεις κλπ. Με την εμπορική αλληλογραφία ο έμπορος θέτει σε εφαρμογή τα οικονομικά του σχέδια και τις προβλέψεις του, έρχεται σε συνεννόηση από τόπο σε τόπο, ζητά και παίρνει πληροφορίες, προσφέρει διευκολύνσεις, υποστηρίζει τα οικονομικά του συμφέροντα, αυξάνει την πίστη και την πελατεία του και γενικά διεξάγει το μεγαλύτερο μέρος των συναλλακτικών του σχέσεων.
β) Νομική.
Επειδή με την εμπορική αλληλογραφία αναλαμβάνονται υποχρεώσεις, καταρτίζονται εμπορικές συμβάσεις και αποκτώνται δικαιώματα. Επίσης η εμπορική αλληλογραφία αποτελεί αποδεικτικό στοιχείο τόσο ενώπιον των δικαστηρίων για την επίλυση των διαφορών που προκύπτουν από τις συναλλαγές όσο και ενώπιον των φορολογικών υπηρεσιών του κράτους κατά τον έλεγχο των εμπορικών πράξεων. Όταν προηγούνται των συναλλαγών προφορικές συνεννοήσεις πολλές φορές επικυρώνονται αυτές με έγγραφο που έχει τον τύπο της επιστολής. Σε περίπτωση εμπορικών διαφωνιών και παρά την ύπαρξη ειδικού συμβολαίου, χρησιμοποιείται η εμπορική επιστολή για τη διευκρίνηση της βουλήσεως των συμβαλλομένων και του ορίου των υποχρεώσεων που έχουν αναληφθεί. Ακόμη η αλληλογραφία του εμπόρου ή της επιχειρήσεως αποτελεί πολύτιμο στοιχείο της λογιστικής υπηρεσίας, γιατί χρησιμεύει για τον έλεγχο και την εγγραφή των οικονομικών πράξεων στα λογιστικά και εμπορικά βιβλία.
Εξαιτίας της ιδιαίτερης σημασίας που έχει η εμπορική αλληλογραφία, ο εμπορικός νόμος επιβάλλει στους εμπορευομένους την υποχρέωση να διατηρούν την εμπορική τους αλληλογραφία φυλάγοντας τις επιστολές που απευθύνονται σ’ αυτούς και αντιγράφοντας τις επιστολές που στέλνουν και αναφέρονται στο εμπόριό τους.
Η εξωτερική εμφάνιση αφορά τη μορφή του φακέλου. Για την αποστολή της εμπορικής επιστολής στον παραλήπτη χρησιμοποιείται ειδικός καλαίσθητος φάκελος μέσα στον οποίο τοποθετείται το επιστολόχαρτο.
Η εσωτερική εμφάνιση αναφέρεται στο ίδιο το επιστολόχαρτο του οποίου η αισθητική του εικόνα παίζει πολύ μεγαλύτερο ρόλο σε σχέση με την εμφάνιση του φακέλου.
Εξάλλου η επιστολή παραμένει στο αρχείο του επιχειρηματία ενώ ο φάκελος αχρηστεύεται αμέσως μετά την αποσφράγισή του. Την εμφάνιση της εμπορικής επιστολής συνθέτουν κυρίως τα παρακάτω στοιχεία:
α) Η ποιότητα του επιστολόχαρτου. Το επιστολόχαρτο πρέπει να είναι ελαφρό, ευλύγιστο και ανθεκτικό.
β) Σχήμα του επιστολόχαρτου. Προτιμάμε το μέγεθος Α4
γ) Χρώμα του επιστολόχαρτου. Τα λευκά επιστολόχαρτα είναι τα περισσότερο καθιερωμένα επιστολόχαρτα.
δ) Συμμετρική τακτοποίηση των διαφόρων μερών της επιστολής. Μπορούμε να δούμε το υπόδειγμα στο τέλος της ενότητας.
ε) Περιθώρια της επιστολής. Η σωστή τήρηση των περιθωρίων της επιστολής παίζει σπουδαίο ρόλο στην καλαίσθητη εμφάνισή της.
στ) Ορθογραφία του κειμένου.